Cadastro de contas

Introdução

Este módulo é referente aos principais cadastros do Personal ERP, com ele você será capaz de realizar cadastros de clientes, transportadoras, fornecedores, contas e vendedores. Junto com a apresentação dos passos de como realizar os cadastros, este manual tem o intuito de fornecer conceitos em relação às siglas e os termos que aparecem nas telas do sistema, esses conceitos servem para facilitar a compreensão do usuário para que ele possa capacitar outros membros de sua equipe sem ter a necessidade de ensinar conceito por conceito repetidas vezes, basta uma consulta nesse material para dar segmento no desenvolvimento de suas atividades.

Termos e Conceitos

Cadastros

Quando se adquire um sistema ERP, a primeira etapa para o processo de implantação é a realização dos cadastros, pois são nos cadastros que estão os principais registros que o sistema irá utilizar para fazer suas consultas e encontrar as informações que o usuário solicitou, ou seja, o cadastro informa a localização do destino que o usuário quer. A sua importância é tão grande que sem ele não é possível utilizar o sistema com todo seu potencial, vale lembrar que quanto mais informações tiver um cadastro, melhor se torna a agilidade em manusear o sistema, pois as informações acabam possibilitando caminhos diferentes para serem localizadas.

No sistema, ao preencher um cadastro, existem campos que já aparecerão preenchidos. Isso significa que se o operador não alterar o campo, será válido o que já estiver cadastrado, podendo ser um nome ou número em um campo, um ComboBox selecionado ou um CheckBox habilitado.

Durante o cadastramento, ao inserir informações em qualquer campo do cadastro, é necessário seguir as seguintes recomendações:

a) Ter todos os dados cadastrais possíveis, sem margem de dúvidas;
b) Os campos obrigatórios, apresentados em vermelho, devem ser preenchidos;
c) Estabelecer procedimentos internos de formatação;

• Um exemplo é o telefone, preencher todos da mesma forma, adotando um critério comum, por exemplo (19) 3471-0001;

d) Definir padrões de acentuação, siglas e abreviaturas. Por exemplo: S/A ou SA, Com ou Com. (abreviatura de comércio);
e) Definir um formato padrão de texto em todos os cadastros, esse padrão permite uma melhor organização visual das informações, por exemplo, um padrão de escrita a ser adotado é o de escrever nomes de cidade com a primeira letra em maiúsculo, ou cadastrar pessoas com todas as letras em maiúsculo etc.;
f) Não cadastrar, em hipótese alguma informação não vinculada ao cadastro realizado.
Com base nessas recomendações, o cadastro pode ser feito.

Fazendo um cadastro

Nesse capítulo você aprenderá a fazer um cadastro básico no sistema. O cadastro utilizado será o de contas. Siga os passos abaixo para realizar o cadastro.

1. Primeiramente abra o Personal ERP e faça o login, verifique o servidor e o banco de dados que está utilizando e preencha os campos operador e senha.

2. Após efetuar o login, abra o menu de cadastros e dê um clique em contas.

3. Uma nova janela irá se abrir, essa janela é referente ao cadastro de contas e pode ser identificada pelo nome que aparece entre parênteses (cadastros.Contas) em que cadastros significa o módulo que você está utilizando e contas a aplicação que está executando.

4. Para fazer o registro de uma conta, clique no botão Incluir ou pressione a tecla Insert do seu teclado.

5. Uma nova janela irá surgir, nela estão os campos de registro a serem feitos para a nova conta que serão apresentados no item a seguir.

Incluindo uma conta

Preenchendo a aba Principal

Nessa tela o usuário irá perceber que as informações estão distribuídas em abas diferentes: Principal, Complemento, Cobrança, Entrega, Cliente, Vendedor, Observações e Datas.

Na aba Principal você terá que preencher obrigatoriamente todos os campos em laranja, são eles: Pessoa, Razão Social, Nome Fantasia e CNPJ/CPF. Os campos número do sistema e Prospecção, apesar de estarem em vermelho, não são obrigatórios, pois o número do sistema é gerado automaticamente e o usuário é isento de fazer alterações, o campo prospecção só é selecionado de acordo com o perfil da conta a ser cadastrada, pois está relacionada à prospecção de vendas, ou seja, a conta a ser cadastrada pode ser um provável cliente no futuro. Se essa conta tiver esse perfil, basta selecionar essa opção durante o cadastramento.

Os campos segmento, contato, CEP, endereço, número, bairro, cidade, CNPJ/CPF, inscrição estadual/RG e tipo de empresa não estão definidos como campos obrigatórios, porém recomendamos que todos sejam preenchidos, pois em processos futuros eles facilitam as buscas por filtros no sistema e também evitam o retrabalho caso haja a necessidade de preencher mais dados do cliente no futuro para trabalhar com algum módulo que necessite dessas informações para alimentá-lo.

Durante o preenchimento dos campos, o Personal permite fazer a busca de CEP. Clicando no botão cinza em frente à inscrição do CEP uma nova janela irá se abrir.

Nessa tela, basta o usuário preencher os campos Cidade, Bairro e Logradouro, que o sistema fará a busca online informando o CEP desejado, após essa busca, os dados encontrados alimentam os campos endereço, bairro e cidade na aba principal. Para concluir o preenchimento dessa primeira aba, basta preencher os campos CNPJ/CPF (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica/Cadastro Nacional de Pessoas Físicas) e o campo inscrição estadual/RG, nesse campo o sistema valida o formato da inscrição estadual no momento do cadastramento da cidade. Caso a informação apresente problemas de validação, ela será apagada automaticamente.

Durante o cadastro de uma conta, um passo primordial é definir o seu grau de relacionamento comercial. Uma mesma conta pode ter mais de um grau de relacionamento, podendo ser, por exemplo, cliente e fornecedor simultaneamente.

Ainda na aba Principal, há o ComboBox Tipo de Empresa. Nele você irá selecionar qual é o tipo de empresa que está sendo cadastrada conforme a figura abaixo:

Após selecionar o tipo de empresa, existem cinco opções que permitem a marcação no CheckBox, essas opções definem o grau de relacionamento comercial que você ou sua empresa tem com a conta cadastrada. Lembre-se que a relação comercial pode ser além de uma opção no CheckBox, recomenda-se a seleção de todas as relações possíveis que se tenha com a conta cadastrada.

Aba Complemento

Essa aba permite a adição de mais informações a respeito da conta, nela você irá encontrar quatro campos a serem preenchidos, são eles: organização, empresa, inscrição municipal e CNAE.

Organização : uma organização representa um segmento ou área de atuação de uma ou mais empresas cadastradas no sistema. Para compreender melhor esse conceito, vamos nos basear no seguinte exemplo:

• Uma sociedade possui as empresas A e B no setor agropecuário e as empresas C e D no setor têxtil, todas elas são controladas pelo Personal ERP. Provavelmente, as empresas A e B por fazerem parte do mesmo setor, compartilhem os mesmos cadastros como clientes, fornecedores, produtos etc. A mesma relação acontece com as empresas C e D. Apesar de todas as empresas serem controladas pelo Personal ERP, os cadastros de produtos para as empresas A e B dificilmente terão alguma utilidade para as empresas C e D, por serem de segmentos diferentes. Para diferenciar isso, basta selecionar a organização que o cadastro pertence, assim todas as empresas do mesmo segmento estarão na mesma organização compartilhando os mesmos cadastros.

Empresa: esse campo representa a empresa que o cadastro pertence e ele estará adicionado ao grupo de cadastros realizados para essa empresa.

Abaixo do campo empresa, você irá se deparar com dois CheckBox, que indicam se a empresa está ativa ou se foi bloqueada.

• Ativa: representa uma conta em que você mantém uma relação com ela, essa conta pode ser um cliente, fornecedor, transportadora etc.
• Bloqueada: representa uma conta que possa ter uma pendência com você, seja uma pendência financeira, de prazo e que você não queira mais realizar uma compra com ou venda para ela.

Após marcar o status da conta, você irá se deparar com o campo inscrição municipal. A inscrição municipal é o número de identificação do contribuinte no Cadastro Tributário Municipal, ou seja, quando nos referimos ao Imposto Sobre Serviços de qualquer natureza (ISS), a inscrição tem por objetivos:

• Informar que a empresa está inscrita na prefeitura como prestador de serviços;
• Permitir a empresa a pagar seus impostos municipais (ISS), é através da inscrição que a prefeitura controla o pagamento dos impostos;
• Impedir a sonegação de impostos;
• Permitir a empresa solicitar notas fiscais de serviços;
• Permitir a empresa informar que sua atividade está em situação regular do ponto de vista da legislação tributária municipal;
• Permitir a empresa solicitar certidões negativas que a habilitem a participar de concorrências;

Com base nesses conceitos, recomendamos que você insira a inscrição municipal da conta cadastrada.

Abaixo do campo Inscrição Municipal você encontrará o campo CNAE. Segundo a receita federal, a CNAE é o instrumento de padronização nacional dos códigos de atividade econômica e dos critérios de enquadramento utilizados pelos diversos órgãos da Administração Tributária do país.

A Classificação Nacional das Atividades Econômicas (CNAE) é aplicada a todos os agentes econômicos que estão engajados na produção de bens e serviços, podendo compreender estabelecimentos de empresas privadas ou públicas, organismos públicos e privados, ONG’s, agentes autônomos e estabelecimentos agrícolas.

Na secretaria da receita federal, a CNAE é um código a ser informado na Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) que alimentará o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
O código CNAE pode ser encontrado no site do CONCLA (Comissão Nacional de Classificação) através do link a seguir: <http://www.cnae.ibge.gov.br/>, para maiores informações sobre o CNAE, acesse o site da receita conforme o link: <http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/cnaefiscal/cnaef.htm>.

O Personal ERP possui as tabelas do CNAE integradas no sistema e você pode realizar essa busca diretamente no sistema sem ter a necessidade de procurar no site, assim o campo será preenchido automaticamente.

Para realizar a busca, clique na lupa no canto direito do campo.

Aba Cobrança

Nessa aba serão inseridas as informações relativas às cobranças que poderão ser feitas a essa conta. Esse cadastro deve ser efetuado quando o envio do boleto de cobrança for para um endereço diferente do que está cadastrado na aba Principal. O sistema busca primeiro o endereço de cobrança, caso não haja o cadastro dessas informações nessa aba, o sistema utilizará o endereço da aba principal. Para isso, basta preencher todos os campos, conforme as descrições a seguir:

Razão Social: é o nome que a empresa está registrada junto a Junta Comercial. Ele é muito importante, pois todas as atividades da empresa estarão vinculadas a ele. A Junta Comercial é um dos órgãos que as empresas procuram validar a idoneidade das outras, assim, se ocasionar um problema de ter nomes parecidos e ocorrer uma burla fiscal, por exemplo, outras empresas ficarão receosas de contratar a que esteja com o nome sujo na Junta Comercial.

• CEP – a busca de CEP
• Endereço – ao fazer a busca por CEP, o campo endereço é preenchido automaticamente, caso não seja, basta inserir manualmente.
• Número – nesse campo você irá inserir o número do endereço.
• Bairro – esse campo é preenchido automaticamente através da busca de CEP, caso não seja, basta preencher manualmente.
• Cidade – esse campo é preenchido automaticamente pela busca de CEP, mas caso não consiga fazer essa busca, o Personal ERP tem todas as cidades cadastradas em seu banco de dados, basta clicar na lupa e fazer a busca da cidade. Para essa busca uma nova janela irá se abrir conforme a figura abaixo:

A busca de cidade pode ser feita através de três alternativas: Cidade por nome, Cidade por Estado e Cidade por código IBGE. Para selecionar essas opções, basta clicar no ComboBox, preencher o campo e clicar no botão Buscar.

Aba Entrega

Da mesma maneira que na aba cobrança, essa aba permite o cadastro de um endereço que seja diferente do que está registrado na Aba principal. Essa aba entrega se refere ao envio de mercadorias por exemplo. Com a realização desse cadastro, o sistema fará a busca diretamente nesse endereço de entrega, caso não tenha essas informações, o endereço utilizado na busca será o cadastrado na aba principal. Nessa aba os campos são idênticos aos apresentados na aba Cobrança do Item 3.1.3 desse capítulo, logo a descrição desses campos são as mesmas. O único diferencial a ser relatado é o campo CNPJ que deve ser preenchido manualmente.

Aba Cliente

A aba cliente define as informações adicionais para uma conta cliente. Nela você poderá inserir informações como o vendedor que está relacionado a esse cliente, a comissão que ele tem com esse cliente, associar a transportadora, o redespacho e informações como a inscrição Suframa, Limite de crédito e o tipo de destino padrão. Esses campos serão explicados a seguir.

• Vendedor – o campo vendedor deve ser preenchido com o vendedor que está associado à conta cadastrada, no caso, um cliente. Para selecionar o vendedor, basta clicar na lupa e fazer a busca, lembrando que esse vendedor deve estar cadastrado no sistema. O cadastro dele é realizado pela mesma ferramenta de cadastros (a que está sendo usada para esse manual - Cadastro de Contas), porém não é necessário preencher todos os campos, pois um vendedor não teria dados como os de um cliente ou transportadora. Clicando na lupa a tela de busca será aberta e você poderá fazer a busca do vendedor que está associado ao cliente que está sendo cadastrado, para essa busca você terá quatro filtros diferentes para encontrá-lo, tudo depende dos dados que você tem sobre a conta dele. A busca pode ser filtrada através do ComboBox de busca, nele você irá se deparar com algumas alternativas conforme a figura abaixo:

A busca dessa conta poderá ser realizada por nome, apelido ou registro (CNPJ/CPF), pelo número do sistema que é o código gerado automaticamente pelo sistema quando se cadastra uma conta, pelo CNPJ/CPF ou pela cidade. Tudo depende da informação que você tem a disposição para fazer a busca, ela pode ser precisa ou incerta, tudo depende do que se tem em mãos.

• Comissão - Após selecionar o vendedor dessa conta, você irá preencher o campo comissão.

Esse campo permite que seja calculada a comissão que será dada ao vendedor em relação a esse cliente, ou permite que o valor de comissão seja inserido. Um exemplo prático seria a comissão dada a um determinado cliente que possa ser julgado como um grande cliente e que na venda para esse cliente especial, o vendedor ganhe uma comissão maior, nesse campo é permitido inserir o valor dessa comissão e toda vez que uma venda for realizada para esse cliente especial o vendedor terá o valor dessa comissão. Para facilitar a vida do usuário durante o cálculo, o Personal ERP oferece uma calculadora integrada a esse campo e durante o cadastro, ao clicar no ComboBox da figura abaixo, uma calculadora básica será aberta e você poderá fazer o cálculo diretamente na tela do sistema e o campo será preenchido automaticamente. Você poderá verificar isso conforme a figura seguir:

Como visto na figura, ao clicar no Combobox a calculadora é aberta, mas você pode inserir o valor numérico da comissão manualmente.

• Transportadora – da mesma forma que o campo vendedor, você terá que selecionar a transportadora que você tem cadastrada no banco de dados para preencher o campo, o processo é o mesmo. Caso não tenha o cadastro de transportadora é só fazer o mesmo procedimento de cadastro apresentado nesse capítulo, porém com dados de uma transportadora.
• Redespacho – o redespacho é um processo de expedição em que um operador de transporte recebe o frete por outro transportador e o entrega a um terceiro, ou seja, você contrata uma transportadora que leva sua mercadoria até um determinado local e desse local outra transportadora leva sua mercadoria até o ponto final de entrega. Para preencher esse campo, o procedimento é o mesmo realizado para vendedor e transportadora, basta selecionar a transportadora no seu banco de dados que fará o redespacho.
• Inscrição Suframa – a Superintendência da Zona Franca de Manaus (Suframa) mantém um programa de incentivos fiscais concedidos a empresas estabelecidas na Zona Franca de Manaus. Para consultar se uma empresa tem a inscrição Suframa, basta acessar o link a seguir: <http://www.suframa.gov.br/consultas/asp/conline.asp >. Caso a empresa tenha, basta inserir sua inscrição no campo.
• Limite de Crédito – o limite de crédito corresponde a quantia máxima que pode ser utilizada, ou seja, o limite máximo que o cliente cadastro poderia usufruir. Para calcular o limite de crédito, o Personal integrou a calculadora a esse campo ou o valor de limite pode ser digitado manualmente.
• Tipo de destino Padrão – para esse campo existe um ComboBox que implica o tipo de destino de entregas ou mercadorias que este cliente está associado, podendo ser para comercialização, consumo ou industrialização, basta selecionar, caso não seja para nenhuma finalidade é só clicar em delete e deixar o campo vazio ou não selecionar nada.

Após preencher esses campos, você terá o seu cliente com maiores informações que irão alimentar o sistema para a geração de relatórios posteriormente e outras atividades.

Aba Vendedor

Nessa aba você irá inserir as informações adicionais para a conta vendedor, ou seja, quando você está fazendo o cadastro de um vendedor ou representante de sua empresa. Nela você irá se deparar com quatro campos em laranja, esses campos com cores diferenciadas, como apresentado anteriormente, significam campos obrigatórios para serem preenchidos.

• Comissão Padrão – essa comissão corresponde ao percentual que o vendedor ganha sobre as vendas realizadas, você poderá preencher o valor manualmente considerando fixo ou calcular utilizando a calculadora integrada.
• IRRF – é o Imposto de Renda Retido na Fonte, este CheckBox já está habilitado para calcular a retenção do imposto de renda sobre o valor da comissão do vendedor.
• Comissão na Emissão da NF (%) - da mesma maneira que a comissão padrão, a comissão na emissão da Nota Fiscal deve ser inserida em seu valor percentual, você pode utilizar a calculadora integrada.
• Comissão na Liquidação (%) - essa comissão é a fornecida quando se liquida uma conta e a sua representação percentual deve ser inserida nesse campo, cabe lembrar que nesse campo a calculadora integrada está disponível.
• Data Base na Liquidação – esse campo representa qual será a data que será utilizada para o cálculo dessas variantes, sendo a base na data da liquidação de uma conta ou na compensação dela. Nesse campo você poderá selecionar uma dessas duas opções no ComboBox.

Aba Observações

Nessa aba você pode adicionar informações em relação à conta que você realizou o cadastro, essas informações podem ser referentes à confiabilidade de um cliente, dados adicionais que você gostaria de acrescentar ou outras informações pertinentes.

Aba Datas

Essa aba permite você inserir informações adicionais de sua conta como datas referentes ao registro, seja para efetivar a conta ou para algum lembrete importante.

• Data de Aniversário – nesse campo você pode inserir a data em que efetivou o contrato com o cliente, ou a data de aniversário dele, ou a de um funcionário, por exemplo.
• Ativo desde – esse campo representa a data em que o cadastro passou a manter uma relação com sua empresa, seja uma relação comercial, de serviços, industrial ou de mão-de-obra.
• Data/hora do cadastro – registra o momento em que você realizou o cadastro da conta.

Concluindo o Cadastro

Após realizar qualquer cadastro de conta ou fazer algum tipo de alteração, clique em gravar. O cadastro ficará armazenado em seu banco de dados, caso queira excluir uma conta, basta clica sobre a conta para deixá-la selecionada e clicar no botão excluir ou apertar delete em seu teclado. Para maiores informações e esclarecimentos de dúvidas entre em contato com a Personal Soft pelo telefone (19) 3471-0001 ou pelo e-mail rb.moc.tfoslanosrep|etropus#rb.moc.tfoslanosrep|etropus.

Bibliografia

CNAE
Receita Federal
Suframa
Wikipedia
Wiki Personal Soft