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Este Manual é referenciado pelas apresentações disponíveis no site Materiais I e II. Alguns termos e conceitos foram adicionados e/ou modificados. Vale lembrar que o todo o conteúdo apresentado foi desenvolvido em uma base limpa do sistema, ou seja, não contém nenhum tipo de customização.
Introdução
O módulo de materiais é a centralização no sistema para fazer o controle de estoque, seja de produtos acabados, itens de inventário e matéria-prima. Nesse módulo o usuário aprenderá conceitos sobre o que é classe, grade, variantes, estrutura de produto, lotes, tags de itens, depósitos, fração mínima, contêiners, romaneios de entrada e saída, transferência de materiais entre depósitos.
Classes
Classe pode ser definida como um atributo para agrupar itens/materiais que possuam as mesmas propriedades e características de forma hierárquica.
No Personal, a classe se encontra em:
- Módulos/Materiais/Configurações/Classes
Incluindo uma classe
Para incluir uma classe, clique em incluir ou aperte insert no teclado. Uma janela será aberta e nela serão encontrados os campos:
Código - nesse campo o usuário irá definir o código para classificar os itens. O sistema controla o nível de hierarquia da classe de acordo com o número de dígitos, por exemplo, dois dígitos 01, representará o primeiro nível hierárquico, ou seja, nível 1. Para gerar o nível 2 é preciso inserir um ponto e adicionar mais dois dígitos, 01.02, para os demais níveis basta seguir a mesma lógica, 01.02.03, a cada dois dígitos seguidos por ponto, o sistema entende como um nível diferente, para exemplificar, vamos aplicar no tecido. O tecido pode ter muitas variações em suas propriedades e características, portanto é importante criar classes para separá-lo em grupos, essa classificação pode ser feita da seguinte maneira:
- 01 Tecido (nesse caso esse é o produto final e aqui será adotada a classificação numérica, com dois dígitos para produtos finais)
- 01.01 Tinto (esse tecido pode ter como característica ser tinto)
- 01.01.01 Liso (outra caracterísitica inserida no terceiro nível)
- 01.01.02 Estampado (essa característica está no mesmo nível, portanto é uma variação)
- …
Após definir o código, o usuário irá preencher o campo descrição, esse campo corresponde ao nome que está sendo dado para a classe. Depois de preenchido, clique em gravar, assim a classe estará definida.
Grades
A grade define o conjunto de dimensões que serão utilizadas para controlar as variações de um item. No Personal, acesse:
- Módulos/Materiais/Grades
- Para Incluir uma grade, basta clicar no botão incluir ou apertar Insert no teclado.
- Preencha o campo descrição com o nome da grade, por exemplo, grade "Ração de Cachorro"
- O sistema irá criar a grade, posteriormente será explicada a aderência de variantes a uma grade e como separar em dimensões, porém será explicado o conceito de variantes a seguir neste manual.
Variantes
Uma variante é uma característica que diferencia um item ou produto de outros.
Ao criar ou definir uma grade, é preciso determinar o conjunto de variantes que irá compor a grade, para isso utiliza-se o Wizard para manutenção de variantes.
Wizard para manutenção de variantes
Acesse:
- Módulos/Materiais/Grades/(localize a grade)
- Pressione Ctrl+V ou clique no botão Variantes*.
- A tela do Wizard será aberta
- Clique no ComboBox e selecione a grade desejada
- Após selecionar a grade você irá se deparar com três colunas: Dimensão 1, Dimensão 2 e Dimensão 3.
- Cada dimensão representa uma categoria da variante
- A Dimensão 1 deve ser preenchida obrigatoriamente com as variações de acordo com a categoria. Por exemplo:
- Camiseta P
- Camiseta M
- Camiseta G
- Para escrever, digite o nome da variante e pressione a tecla Tab para escrever a seguinte
- As dimensões 2 e 3 não são obrigatórias para serem preenchidas, mas caso tenha mais dimensões para serem variadas é necessário preencher, por exemplo:
- Dimensão 2
- Azul
- Amarela
- Branca
- Dimensão 2
- Ao preencher as categorias de dimensões, clique em Processar.
- O sistema irá gerar automaticamente as variações conforme o preenchimento de variantes nas dimensões, por exemplo:
- Camiseta P, Azul
- Camiseta P, Amarela
- Camiseta P, Branca
- Camiseta M, Azul
- Camiseta M, Amarela
- …
- As variantes geradas, podem ser checadas através do Grid de Variantes
- Acesse:
- Módulos/Materiais/Grades/(localize a grade)/Alt+V ou clique no botão Variantes
- Acesse:
- Ao verificar as variantes, você irá perceber que a Dimensão 1 se torna a primeira referência para a separação dos itens.
Depósitos
Um depósito representa um espaço físico ou lógico em que um conjunto de ítens com características semelhantes de controle são armazenados.
Acesse:
- Módulos/Materiais/Configurações/Depósitos
Obs.: A forma como o item será controlado no Personal ERP é definida a partir das parametrizações do depósito onde o item será armazenado.
Fração Mínima
Define a menor fração de um item no sistema. É composta por:
- Item
- Variante
- Conta
- Depósito
- Qualidade
- Lote
- Contêiner
- Elemento
Propriedades do Depósito
Aba Principal
- Depósito virtual
- Indica se o depósito analisado é real ou virtual
- Permite estoque negativo
- Indica se o depósito permite estoque negativo
Aba Controle
- Controla cadastro
- Indica se o depósito irá controlar a conta
- Controla qualidade
- Indica se o depósito irá controlar a qualidade.
- Controla lote
- Indica se o depósito irá controlar o lote.
- Controla contêiner
- Indica se o depósito irá controlar o contêiner.
- Controle elemento
- Indica se o depósito irá controlar o elemento.
- Edita lote
- Indica se as informações do lote poderão ser editadas na entrada de materiais.
- Edita contêiner
- Indica se as informações do contêiner poderão ser editadas na entrada de materiais.
- Edita elemento
- Indica se as informações do elemento poderão ser editadas na entrada de materiais.
- Imprime etiqueta de lote
- Indica se uma etiqueta de lote será impressa na entrada de materiais.
- Imprime etiqueta de contêiner
- Indica se uma etiqueta de contêiner será impressa na entrada de materiais.
- Imprime etiqueta de elemento
- Indica se uma etiqueta de elemento será impressa na entrada de materiais.
Qualidades
Uma qualidade representa uma classificação indicativa da conformidade de um ítem com as exigências de mercado.
Acesse:
- Módulos/Materiais/Configurações/Qualidades
Propriedades da qualidade
- Empresa
- Define se a qualidade será utilizada por uma empresa ou é visível à todas.
- Código
- Define um código para a qualidade.
- Descrição
- Define um nome para a qualidade.
- Seqüência
- Define a ordem que a qualidade irá aparecer nas buscas do sistema.
Lotes
Um lote representa um conjunto de itens com as mesmas características. Lotes normalmente são utilizados para controlar e rastrear remessas de materiais de fornecedores, materiais produzidos etc.
Acesse:
- Módulos/Materiais/Lotes
Contêineres
Um contêiner representa um número de embalagem atribuído a várias frações de materiais que as diferenciam de quaisquer outras embalagens da empresa.
Acesse:
- Módulos/Materiais/Contêineres
Elementos
Um elemento representa um número de identificação único atribuído a uma fração de material que a diferencia de qualquer outro material da empresa.
Acesse:
- Módulos/Materiais/Elementos
Tags
Tag é um conjunto de caracteres único gerado pelo sistema e associado a um componente da fração mínima.
O Personal ERP utiliza a tag para confecção do código de barras e para agilizar a movimentação do item no estoque.
Configurações de Tags
A forma como a tag será gerada pelo sistema pode ser configurada de acordo com a necessidade da empresa.
Acesse:
Configurações/Configurações/Materiais/materiais.tags.identificacao
* Classe para geração da tag
* Define se a tag será sequencial ou um número hexadecimal aleatório
* Configurações da classe sequencial (TmateriaisTagsIdentificacaoPrefixoSequencia)
* Prefixo: define um prefixo para a tag
* Sequência (generator): define o gerador sequencial no banco de dados
* Configurações da classe aleatória (TmateriaisTagsIdentificacaoUUID)
* Tamanho: define o número de caracteres utilizados para gerar a tag
Tags de Itens
Exibe todas as tags existentes no sistema.
Acesse:
- Módulos/Materiais/Tags de itens
Itens
Um item é um produto ou um serviço comercializado ou produzido por uma empresa.
Cadastrando um Item
Para fazer o cadastro de itens acesse:
Módulos/Materiais/Itens
O cadastro correto dos itens é fundamental para:
- Controlar o estoque.
- Pedidos de compras.
- Pedidos de venda.
- Ordens de produção.
- Faturamento.
Para o cadastro, preencha os campos conforme as descrições a seguir.
Aba Principal
Grade
- Define a grade que será utilizada para gerenciar as variações do item
Classe
- Define a classe que o item pertence
Código
- Define o código do produto (código é único)
Unidade padrão
- Define a unidade de medida responsável pelo controle físico do item no estoque
Unidade comercial
- Define a unidade de medida responsável pelo controle contábil do item.
Depósito
- Define o depósito onde o item será armazenado.
Peso em kg
- Define o peso em quilos de uma unidade do item.
Aba Dados Adicionais
Endereço
- Define o endereçamento lógico do item no estoque.
Produto mestre
- Define o produto utilizado para agrupar as variações do item.
Imagens
- Define a simbologia (instruções de conservação) do item.
Aba Dados Fiscais
Produto na fatura
- Define o produto que será utilizado no faturamento do item.
Origem
- Define a origem do item, é utilizado para definir o primeiro campo da situação tributária no faturamento do item.
Composição
- Define a composição do item.
Base de cálculo do ICMS
- Define se o item terá redução na base de cálculo do ICMS.
ICMS substituição tributária na venda - Markup
- Define o markup aplicado pelos clientes deste item nas operações de revenda, para recolhimento antecipado de ICMS.
ICMS substituição tributária na compra - Markup
- Define o markup aplicado pelos fornecedores deste item para recolhimento antecipado do ICMS por substituição tributária.
Classificação fiscal
- Define a classificação fiscal (NCM) do item.
Grupo fiscal
- Define o grupo fiscal do item, é utilizado para definir a CFOP (operação fiscal) no faturamento do item.
Associar itens e variantes
Após cadastrar o item, podemos definir o conjunto de variações que serão controladas pelo Personal ERP, para isso utilizamos a tela de associação entre itens e variantes, acesse:
- Módulos/Materiais/Itens/(localize o item)/Ctrl + V ou botão 'Variantes*'
Associando itens e variantes
- Para associar o item à variante, clique no checkbox que fica a esquerda do grid, as variantes marcadas serão associadas.
- Para finalizar a associação, clique no botão 'Processar'.
Variantes do Item
Através do grid de variantes pode-se checar as variantes que estão associadas a um item em:
- Módulos/Materiais/Itens/(localiza o item)/Alt + V ou botão 'Variantes'
Tela de Informações de Itens
Exibe um conjunto de informações sobre o item e sua situação no estoque da empresa. Acesse em:
- Módulos/Materiais/Tela de informação de materiais
Para iniciar a consulta, informe o item desejado:
- A primeira aba exibe as informações do item e a sua posição sintética no estoque.
- A segunda aba exibe as últimas 50 (cinquenta) movimentações sofridas pelo item.
- A terceira aba exibe o saldo do item por fração mínima.
Entrada de Materiais
A entrada de materiais é a ferramenta principal para alimentação de dados no estoque, para acessá-la clique em:
- Módulos/Materiais/Entrada de Materiais
Os campos apresentados para o preenchimento estão associados ao depósito informado no cadastro de itens. Esses campos estão conformes a parametrização da fração mínima do depósito.
Campos da tela de Entrada de Materiais
Tipo de baixa
- Define o tipo de baixa que será realizada, uma entrada pode baixar um pedido de compra ou uma previsão de produção numa ordem de produção
ID a baixar
- Informe o ID do pedido de compra ou ordem de produção que será baixada por esta entrada.
Tipo de documento
- Define se a entrada será feita por um romaneio de entrada ou por uma ordem de produção
Tipo de lançamento
- Define a transação que será utilizada para controlar a entrada.
- Para entrada através de 'Romaneio de entrada', utilize o tipo de lançamento 'Romaneio de Entrada'.
- Para entrada através de 'Ordem de produção', utilize o tipo de lançamento 'Entrada através de O.P.'.
ID do documento
- <incluir> cria um novo documento de entrada.
- Para adicionar informações num documento existente, informe o ID do documento.
Cadastro
- Define a conta (fornecedor) do item que está sendo inserido no estoque.
Produto
- Define o item que será inserido no estoque
Variante
- Define a variação do item.
Depósito
- Define em qual depósito o item será inserido.
ID Lote
- Define o lote (série ou nota fiscal) do item.
ID Contêiner
- Define o contêiner (embalagem) do item.
ID Elemento
- Define o elemento do item. No caso de tecidos, define o número da peça.
Qualidade
- Define a qualidade do item que está sendo inserido no estoque.
Quantidade
- Define a quantidade do item que será inserida.
Peso (Kg)
- Define o peso do item que será inserido. O peso é calculado automaticamente desde que tenha sido informado no cadastro do item.
Valor unitário
- Define o valor unitário do item.
Romaneios de Entrada
É o documento gerado para alimentar o estoque da empresa, acesse em:
- Módulos/Materiais/Romaneios de entrada
Um romaneio de entrada deve ser associado a um pedido de compra
Durante a entrada de materiais, o responsável pela entrada pode conferir os dados da nota fiscal de entrada com o pedido de compra emitido pela empresa e não permitir a entrada de itens que não estiverem conforme o pedido.
Se a entrada estiver conforme o pedido de compra, a nota fiscal de entrada pode ser gerada através do romaneio de entrada, isso alimenta o estoque contábil e o contas a pagar da empresa (consulte o manual fiscal).
Itens de Romaneio de entrada
Empresas que utilizam 'tags', ou seja, imprimem etiquetas com o código de barras na entrada de materiais, não podem alterar informações do item do romaneio de entrada.
Quando for necessário alterar o Tag, Item, Variante, Depósito, Qualidade, Lote, Contêiner ou Elemento de uma entrada, ela deve ser excluída e uma nova entrada deve ser realizada.
Apenas os demais campos podem ser alterados (Quantidade, Peso, Lista de preços ou Valor unitário).
Através desta tela pode-se reimprimir:
- Etiquetas de lote
- Etiquetas de contêiner
- Etiquetas de elemento
Essa tela pode ser utilizada para fazer a entrada de materiais, basta preencher os dados solicitados, porém aconselhamos a utilização da tela de 'Entrada de materiais'.
Saída de Materiais
A saída de materiais apresenta a tela para a realização da saída de itens de estoque. Acesse em:
- Módulos/Materiais/Saída de Materiais
Abaixo são apresentados os campos da tela de saída de materiais com as suas respectivas descrições.
Tipo de baixa
- Define o tipo de baixa que será realizada por uma saída. Uma saída pode estar associada a um 'Pedido de venda' ou a uma 'Previsão de consumo de uma ordem de produção'
ID a baixar
- Indica o ID do documento que será baixado
Tipo de documento
- Define o tipo de documento que será utilizado para fazer a saída, ou seja, se será utilizado um 'Romaneio de saída' ou uma 'Ordem de produção'.
ID do documento
- <incluir> um novo documento será criado para armazenar a saída.
- Para utilizar um documento já existente, basta informar o seu ID.
Cliente
- Define para qual conta (Cliente) a saída será realizada.
- Nos casos de baixa, a conta é a mesma do documento que será baixado.
Quantidade
- Define quantidade que será retirada do estoque.
- Nos casos em que há utilização de 'tag', se a quantidade não for informada, a saída será realizada com o saldo total do item associado a ela.
Produto, Lote, Contêiner e Elemento
- São utilizados quando o 'tag' não é utilizado.
- Assim, utilizamos estes campos para localizar, no estoque, o item que será retirado.
Centro de Custos
- Define o centro de custos responsável pela saída.
Obs.:
Verifique sempre o tipo de baixa utilizada ela é importante para 'amarrar' a saída e 'fechar' os processos anteriores.
No final de processo, quando houver baixa, não deixe de 'completar' os itens que foram inseridos.
Romaneios de Saída
É o documento gerado para baixar o estoque da empresa, acesse em:
- Módulos/Materiais/Romaneios de saída
Um romaneio deve ser associado a um pedido de venda:
- Durante a saída de materiais, o responsável pela saída pode conferir os itens que estão saindo do estoque com o pedido de venda.
- Apenas itens que estejam no pedido devem ser coletados.
- Se a saída estiver conforme o pedido de venda, a nota fiscal de saída pode ser gerada através do romaneio de saída, isso baixa o estoque contábil e alimenta o contas a receber da empresa.
Itens de Romaneio de Saída
Empresas que utilizam 'tags', ou seja, imprimem etiquetas com o código de barras na entrada de materiais, não podem alterar informações do item do romaneio de saída:
- Quando for necessário alterar o Tag, Item, Variante, Depósito, Qualidade, Lote, Contêiner ou Elemento de uma saída, ela deve ser excluída e uma nova saída deve ser realizada.
- Apenas os demais campos podem ser alterados (Quantidade, Peso, Lista de preços ou Valor unitário).
Através desta tela pode-se reimprimir:
- Etiquetas de lote
- Etiquetas de contêiner
- Etiquetas de elemento
Esta tela pode ser utilizada para fazer a saída de materiais, basta preencher os dados solicitados, porém, aconselhamos a utilização da tela de 'Saída de materiais'.
Incluindo um romaneio de entrada/Saída
O processo de inclusão é o mesmo para ambos os romaneios, a diferença está no tipo de movimentação de itens.
- Acesse: Módulos/Materiais/Romaneios de entrada ou saída
- O grid de romaneio será aberto, clique no botão incluir ou pressione insert em seu teclado.
- A janela de inclusão de romaneio será aberta, preencha os campos conforme descrito abaixo:
- Conta: informe a conta que pertencerá o romaneio.
- Tipo: o sistema trás como padrão romaneio de entrada/saída, mas ao clicar no combobox ele trará as demais opções de movimentação.
- Transação: informe o tipo de transação que será realizada, o sistema trás como padrão que a transação feita é de entrada/saída, mas cabe ao usuário selecionar o tipo de transação que ele estará realizando.
- Status: aqui você irá informar como está o andamento do romaneio, se ele ainda está sendo feito, o sistema trás as seguintes opções: digitando, indefinido, a faturar e faturado.
- Data: informe a data de geração do romaneio, o sistema trás a data e o horário que ele começou a ser digitado.
- Tabela de Preços: caso tenha cadastrado uma tabela de preços, informe-a selecionando no combobox.
- Centro de custos: informe o centro de custos que esse romaneio estará associado.
- Operador: informe a conta do operador que está realizando o romaneio
- Volumes: informe quantos volumes estão nesse romaneio. Ex.: cinco caixas, dois pacotes, mil garrafas etc.
- Espécie: informe a espécie que irá aparecer no documento fiscal, como NF para nota fiscal.
- Faturado: a opção faturado só irá aparecer marcada caso o romaneio já tenha sido faturado.
- Observações: na aba observações o usuário irá inserir as informações adicionais.
- Clique em Gravar.
- Para prosseguir com o romaneio, o usuário deverá incluir os itens no romaneio conforme descrito no tópico a seguir.
Incluindo itens no romaneio
- Acesse a tela de romaneios:
- Módulos/Materiais/Romaneio de entrada ou saída.
- Encontre o romaneio que deseja incluir os itens e dê um clique nele para que fique em destaque.
- Clique no botão itens.
- A tela de itens de romaneio será aberta.
- Clique no botão incluir ou aperte insert no teclado.
- A tela de inclusão de itens será aberta, preencha os campos conforme as descrições abaixo:
- Tag: informe a tag do item.
- Item: informe o item que será incluso no romaneio, para isso preencha a descrição ou faça a busca clicando na lupa ao lado.
- Variante: caso tenha variante, informe-a selecionando no combobox.
- Depósito: informe o depósito que pertence o item que será movimentado.
- Qualidade: informe a qualidade do item, como descrito anteriormente.
- Lote: informe o lote caso não esteja parametrizado com o depósito do item.
- Contêiner: informe o contêiner caso não esteja parametrizado com o depósito do item.
- Elemento: informe o elemento caso não esteja parametrizado com o depósito do item.
- Quantidade: informe a quantidade do item nesse romaneio.
- Peso (kg): caso tenha que inserir a massa, informe a massa unitária do item.
- Lista de preços: informe a lista de preços que o item está associado.
- Valor unitário: informe o valor unitário do item.
- Centro de custos: informe a qual centro de custos o item pertence.
- Clique em gravar.
- Fim do processo.
Consultando Posição de um elemento
Para realizar a consulta, siga os passos a seguir:
- Localize o elemento a partir da tag
- Módulos/Materiais/Tags de Itens
- Localize o elemento no Grid de Elementos
- Clique no botão 'Posição' para saber a posição do elemento no estoque.
Acerto de Saldo
Para realizar o acerto de salto de itens, siga as etapas a seguir:
- Verifique o saldo atual do item
- Tela de informação de materiais
- Posição de elemento
- Faça um romaneio de entrada ou romaneio de saída
- Romaneio de entrada será utilizado quando o item tiver saldo menor que o atual.
- Romaneio de saída será utilizado quando o item tiver saldo maior que o atual.
- Insira um item conforme a 'tag' desejada
- A quantidade deve ser a diferença desejada.
Transferência de Materiais entre depósitos
A transferência de materiais só está habilitada para empresas que não utilizam tag.
Para realizar a transferência, siga os passos:
- Crie um romaneio de saída com os itens desejados
- Mude a transação do romaneio para Saida para transferência
- Crie um romaneio de entrada (apenas o cabeçalho)
- Com transação para Entrada por transferência
- Abra a tela de transferência de materiais
- Módulos/Materiais/Transferência de materiais
- Preencha os campos solicitados e clique em 'Processar'